Rekabetçi bir alanda firmaların güçlü kalabilmeleri için verimli olması gerekmektedir. Peki sizin firmanız ne kadar verimli? Verimlilik sadece çalışanların verimliliği değil, aynı zamanda çalışma alanlarının da verimli olması demektir. Ofis ortamınızı hayal edin. Çalışma alanlarınız da ne kadar üretken olabiliyorsunuz? Bir çalışan, günün çoğunu ofiste geçirmektedir. Bu noktada, ofis ortamının üretkenliği artırıcı olmalıdır. Çalışma ortamının verimsiz olması, stresin yanında çalışma verimliliğini de etkileyecektir. Verimliliğin olumsuz etkilenmesi firma sahipleri için zaman ve para kaybına yola açmaktadır. Verimliliğin artmasında ofis alanının boyutu ve dizaynı birçok firma tarafından bilinen ortak bir gerçeklik olmaya başlamıştır.

Ofis alanını belirlemek firmaların dikkate aldığı bir konu haline gelmiştir. Kaç Ofis alanınına ihtiyaç var? Bu soruya yanıtlamak artık kolay hale geliyor. Günümüzde ortak çalışma alanları hızlı bir şekilde yayılmaya başladı. Bu nedenle, firmalar çalışan sayısı ile kişi başına ihtiyaç duyulan alan üzerinden hesaplamalar yaptı. Bu düşünce ile değişen iş kültürü ve çalışma alışkanlıkları da değişmeler gözlemlendi ve geleneksel çalışma alanları giderek işlevini yitirmektedir. Firmalarda ortak çalışma alanları belirlenmektedir. Çalışma alanları ve tasarımları bu yeni düzen kurgusunda sağlanmaktadır.  

Yeni örgütsel çalışmaların yapılabildiği, maliyetin azaltılabileceği, iletişim sorunlarının aza indirildiği, mesafelerin ortadan kaldırıldığı, verimliliğin artırıldığı, iş performansın arttığı ve görsel objelerin kullanılacağı çalışma alanları ile ofis alanları yaratılmalıdır.

Ofis Alanının Kullanımı Nasıl Olmalıdır?

Ofislerde çalışma alanları dizayn ederken dikkat edilmesi gereken temel bilgileri blog yazımızda sizler ile paylaşacağız.

Neye İhtiyacınız Olduğunu Belirleyin

Öncelikle çalışanların zaman geçirdiği ve çalışma türüne göre esnek mekanlar kurgulanmalıdır. Dizayn edilen alanlar, çalışanların iş süreçlerine ve sosyal ihtiyaçlarına yanıt vermelidir. Ofisi dizayn ederken pratik ofis oturma planını oluşturulmalıdır. Ekiplerin koordineli bir şekilde çalışabileceği ortamlar yaratılmalıdır. 

Çalışanların birbirine en kısa sürede ulaşabildikleri ve o anda ihtiyaç duyulan kişilerle çalışabilmelerini sağlayan verimli çalışma alanları yaratılmalıdır. Çalışma alanları kişilerin odaklanma, üretkinliğini artırma, sosyalleşme ve koordineli çalışmanın sağlandığı birincil çalışma alanları dizayn edilmelidir. Eğitim ve toplantı süreçlerin de en etkin şekilde yapılacağı ofis ortamı yaratılmalıdır. Teknolojik yeterliliğin ve iletişimi destekleyen çözümler çeşitlendirilmelidir. İletişimin sağlandığı ve kişiler arası etkileşimin olanak sağlayan alanlardan görselliğin oluşturulduğu; çalışanların ihtiyaçlarına ve amaçlarına uygun çalışma alanını seçebileceği alanlar yaratılmalıdır.

Ofis Alanlarının Büyüklüğü

Firmalar ofis alanlarında ihtiyaçlarını belirledikten sonra, diğer bir adımları ise ofisin büyüklüklüklerini belirlemektir. Oturma düzenindeki mesafenin 1 metre olduğu ofisler Covid-19 salgınından sonra daha da açılıyor. Kişi başı ofis alanının 9m2 olması gerektiği konusunda ortak bir karar varken yeni ofis dizaynında bu m2 sayısı artırılmıştır.

Departman Yakınlığı

Ofis düzeni oluştururken ekibinizin nasıl koordineli bir şekilde çalışacağını dikkate alın. Departman adetiniz kaç ve bu departmanlar örgütsel olarak nasıl çalışıyor? Aynı bölümlerin birlikte bulunması doğru. Güzel ve sıcak dizayn edilmiş masa ve ortak ofis alanları, ekibin daha istekli çalışmasını sağlar. Tasarım, metin yazarlığı ve müşteri temsilci ekiplerinin bir arada olması daha mantıklı olacaktır. Günlük kısa toplanmalar ve düşünce alışverişlerini daha rahat yapabilecekleri ortam sağlanır.

Kişiselleştirin

Ofis düzenini oluştururken kimin kimin yanında oturacağı önemli konulardan biridir. Bazı çalışanlar daha sessiz iken bazı çalışanlar daha hareketli bir şekilde çalışmaktadırlar. Bazı çalışanlar huzur içinde çalışma ortamı isterken bazı çalışanlar müzik eşliğinde çalışmayı tercih ederler. Bu noktada, ekibin verimliliğini etkileyecek en önemli durumlardan biri de kimin kimin yanında oturacağıdır.

Bu konu biraz daha ince düşünme gerektirir. İK ların bu süreçte sadece yöneticiler ile değil, çalışanlar ile de konuşmalıdır. Kişilerin konsantrasyonunu düşürecek durumlar engellenmeli ve kişilerin kimler ile iyi anlaştığı öğrenilmelidir.

Ofis Düzeninde Pratik Olun

Ofisinizin düzenini incelerken ısıtıcılarınızı ve klimalarınızın yerini iyice öğrenin. Kimse çalışma saatlerinde aşırı sıcak ve soğuk havaya maruz kalmak istemez. Ayrıca, ofislerin ışıklarının ne kadar yeterli olduğunu dikkat edin. 

Pencere Koltuğu Kimin Olacak?

Ofiste çalışırken en güzel yanlarından biri de pencere koltuğunda oturabilmektir. Herkes pencere koltuğunda çalışmak, çalışırken bir ara verip o pencereden dışarıya biraz göz atmak ister. Peki, siz pencere koltuğunu kime vereceğinizi iyi düşündünüz mü? Daha kıdemli bir personele mi yoksa zamanının çoğunu masasından kalkmadan çalışan bir ekibe mi?  Ofislerinizi çoğu ekibin de pencereden yaralanabileceği ve pencere koltuklarında olacak şekilde seçmelisiniz. 

Açık Oturma Düzeni

Diğer önemli konu ise yöneticilerinizi konumlandırırken nasıl oturtacağınızdır. Bazıları özel ofiste daha verimli çalışırken bazıları ise açık planlı oturma şeklinde daha verimli olur. Bu noktada yöneticiler ile iletişime geçilip dengeleyici bir politika izlenmelidir.

Personelinizi de Ofis Dizaynına Ortak Edin

Çalışanların mutluluğu her zaman verimliliği artırır. Çalışan mutluluğunu sağlamanın diğer bir yolu da onlara kendi çalışma alanların düzenini yapmaları için alan tanımaktır. Çalışanlarınız ile oturma düzeni hakkında ve çalışma alanları hakkında fikir alışverişi yapın.

Office Planı Oluşturma

Bütün ekibin oturacağı yere karar verildiğinde, gerçek planı oluşturmak gerek. Bir kat planı oluşturarak herkesin kuşbakışı planı görebileceği bir oluşum yapmalısınız. 

Ofiste Öğrenme Süreci

Ofis düzenlerinde sürekli öğrenmeyi ve gelişimi destekleyen alanlar dizayn edilmelidir. Geliştirme sürecinde çalışanın işle ilgili konuları öğrenebileceği alanlar tasarlanmalıdır. Okuma, dinlenme alanlarının yanında, çalışanların işle ilgili konularda öğrenme gerçekleştirebilecekleri ve beyin fırtınası gerçekleştirebilecekleri konferans ve toplantı odaları dizayn edilmelidir.

Sosyalleşme Alanları

Firma kültürünü ve çalışanların firmaya bağlılığının sağlandığı, çalışanlar arasında işbirliğinin oluşturulduğu ve aktivitelerin düzenlenebileceği eğlenceli ofis anlayışı oluşturulmalıdır. Bireysellikten uzaklaşıldığı ve örgütsel anlayışın içselleştirdiği kolektif alanlar yaratılmalıdır. Çalışanların esnek ve hareketlerini özgürce gerçekleştirebildiği sosyalleşme alanları oluşturulmalıdır.

Endless Office olarak sizlerin ihtiyaçlarınızı anlıyor ve ihtiyaçlarınıza cevap veriyoruz. Esnek ofis çözümlerimiz ile sizin isteklerinize ve firmanızın kurumsal kültürüne göre çalışma alanları sunuyoruz. Sizlere iş sürecinin verimliliğini artırabileceğiniz çalışma alanları tasarlıyoruz. Sizin ve ekibinizin üretkenliğini ve motivasyonunu düşünüyoruz. Siz firma kalitenizi artırırken tasarruf etmenize yardımcı oluyoruz. Şimdi, prestijli konumlarda firmaya özel ofis çözümleriyle çalışmalarınızı yürütmek için hemen bizimle iletişime geçin.