Yöneticiler için ekiplerin iş sürecini takip etmek ve  projeleri hızlı bir şekilde yürütüldüğünü kontrol etmek basit bir iş değildir. Bir ofisin organize olmasını sağlamak, ofis toplantılarını düzenlemek, ofis masraflarını kontrol etmek ve idari işleri organize etmek yorucu bir hale gelecektir. Ofis yöneticisi olarak siz şirketin vazgeçilmez üyesisiniz. Bu nokta da, sizin için iş takibini kolaylaştırmak ve projeleri hızlı bir şekilde yürütebilmek için günlük görevleriniz de işinizi kolaylaştıracak 9 ofis yönetim aracından oluşan bir liste hazırladık.

1.Hootsuite

Güçlü bir sosyal medya yöneticisi olmak istiyorsanız, kendinize ve firmanıza bir iyilik yapın ve Hootsuite’dan yararlanın. 

Hootsuite, firmanızın tüm sosyal medya hesaplarınızı tek bir platformda yönetmenizi sağlayan bir araçtır. Hootsuite aracılığıyla, firmanızın Facebook, Twitter, Instagram ve diğer sosyal medya hesaplarını organize edebilir ve planlayabilirsiniz. Sosyal medya hesaplarınızı tek bir alanda görüntüleyebilir veya sosyal medya görsellerini ve içeriklerini toplu halde CSV formatında yükleme yapabilirsiniz. Sosyal medya gönderisini tüm platformlarda yapması gereken firmalarda Hootsuite, aynı anda birçok gönderi göndermenize olanak sağlar. Gönderileri önceden istediğinize göre planlayabilir, yayınları kaldırabilir, gönderi düzenleyebilir ve gönderileri isteğinize göre silebilirsiniz.

Sosyal medya takvimlerinizi otomatik planlama özelliği ile doldurabilir ve markanızı istediğiniz saatlerde hedef kitlenizle buluşturabilirsiniz. Hootsuite de, haftanın her günü ideal etkiyi sağlamak için uygun saati belirleyebilirsiniz. 

Hootsuite sayesinde konum ve anahtar kelimeler ile özel arama akışı sağlayabilirsiniz. Hootsuite’ın diğer faydası ise sosyal medya kanallarında gerçekleştirilen sohbetleri takip ederek, süreçlerden de haberdar olmanızı sağlar. 

2.Dropbox

Firmanız birçok dosyayı birbiri ile paylaşması gerekiyorsa Dropbox sizin kurtarıcınız olacaktır. Dropbox sayesinde önemli dosyaları ve belgeleri ayrıştırabileceksiniz. Çalışma şekli ise firmanızın izin verdiği kişilere ve kurumlara dosyalara erişim sağlanmaktır. Erişim için Dropbox’ın sunucuları senkronize olur. Bu sayede, dosyalara erişimi olan herkes rahatlıkla dosyalara erişim gerçekleştirebilir.

İnternet bağlantısının iyi olduğu her yerde şirket üyeleri dosyalara rahatlıkla erişim sağlamaktadır. Şirket içerisinde ekipler kolayca dosyalara ulaşabilir. Şirketiniz uzaktan çalışma yapıyorsa ve paylaşılması gereken tüm dosyaları bu kullanışlı olan bu araç sayesinde rahatlıkla yükleyebilecek ve herkes dosyalara erişebilecek. Dropbox, dosya aktarımında ve yüklenmesinde verimli bir araçtır. Ofis yönetici olarak hem kendiniz hem de ekibiniz iş sürecinde kargaşa yaşamayacaksınız.

3.Google Dokümanlar

Yöneticiler için önemli olan bir diğer uygulama ise Google Dokümanlardır. Google, kullanışlılığı bakımından bir şirket için oldukça önemlidir. Firmalar için internet altyapılı senkronize dosya depolama sistemleri, bilgi paylaşımı ve ortak çalışma alanı önemlidir. Google Dokümanlar, erişim izni olan herkes ile senkronize olarak çalışan bir uygulamadır. Şirketiniz Google Drive ile departmanlar arasında veya departman içinde kolay bilgi paylaşımı yapabilir ve tüm ekip arasında çalışma gerçekleştirebilir. Hatta belge erişiminin de kontrolü sağlanabilir. Ekip içinde ortak çalışanlara belge üzerinde düzenleme erişimi sağlanabilmektedir.

4.Google E-Tablolar

Google E-Tablolar ile kolayca verilerinizi depolayabilir, okuyabilir ve değişim yapabilirsiniz. Microsoft Excel’in sunduğu tüm imkanlara elektronik tablo ile erişim sağlayabiliyorsunuz. Ekip içerisinde kolayca paylaşım yapabilir ve e-tablolardaki bilgilerden faydanabilirsiniz. 

Google E-Tablolar, verilerinizin daha anlaşılır gözükmesini sağlar. İsterseniz verilerinizi renklendirerek grafiklerinizi dikkat çekici bir şekilde sunulmasını sağlarsınız. Yerleşik formüller ve pivot tablolar e-tablo görevini rahatlıkla gerçekleşmesini sağlar. 

Google E-tablolar, verilerinize istediğiniz zaman, istediğiniz yerde dilediğiniz zaman ulaşma imkanı sağlar. Nereye giderseniz gidin, yanınızda internet bağlantınız olduğu sürece ister telefon, ister bilgisayar, ister tablet olsun her aygıttan erişim sağlayabilir ve düzenleme yapabilirsiniz.

5.Google Takvim

Ofis yöneticilerin vazgeçemeyeceği uygulamalardan bir diğeri de Google Takvimdir. Ofis yönetim araçlarından bahsedildiğinde Google Takvim, temel bir uygulamadır. Eğer şirketiniz Google paketinden yararlanıyorsa, en kullanışlı olanlardan biri de takvim aracıdır. Google Takvim ile ekip toplantılarını ve  müşteri toplantıları gibi etkinlikleri planlayabilir ve takip sürecini gerçekleştirebilirsiniz. Google Takvimde diğer Google paylaşımları gibi ekibiniz ve diğer kişilerin erişimi olacak ve düzenleme yapabilecek şekilde ayarlanabilecektir.

6.Google Hangouts

Google’ın geliştirdiği diğer önemli uygulama ise Google Hangouts’dır. Google Hangouts, kolay erişilebilir ve kullanılabilir yapısı ile kullanışlı yapısı dikkat çekmektedir. 10 katılımcıya kadar görüşme imkanı sağlayan Google Hangouts ile görüntülü konuşma, yazışma ve sesli mesaj ile ekibinizle iletişim kurabilirsiniz. Ekibiniz ile gerçekleştireceğiniz görüntülü konuşmalarda kayıt yapabileceksiniz. Gerçekleştirdiğiniz toplantılarda tekrar izleme seçeneğiyle birlikte YouTube’a otomatik yükleme opsiyonu da sağlamaktadır. 

Ofis dışında çalışma tercihlerinin gün geçtikçe artmasıyla birlikte Google Hangouts, ekipler için avantaj sağlarken, seyahat zamanlarında da kurtarıcıdır. Yapacağınız toplantılarda Google Hangouts uygulaması sayesinde 25 kişiye kadar görüntülü konuşmalar düzenleyebilirsiniz.

7.Evernote

Ofis yöneticisi olarak kalabalık bir görev listeniz olacaktır. İşinizi kolaylaştıracak uygulama ise Evernote’dir. Evernote, iş ile ilgili listeler yapmanızı, araştırmalarınızı ve makalelerinizi not alabileceğiniz yardımcı bir ofis aracıdır. Evernote sayesinde, tüm belgeler profesyonel bir düzene oturur. Bu sayede, ihtiyacınız olan her şeye rahatlıkla ulaşabilirsiniz.

8.SnackNation

Evet, çalışırken olmazsa olmazlardan biri de atıştırmalıklar. Ekibin motivasyonunu artıracak ve ekibi birbirine bağlayacaktır. Atıştırmalıklar sayesinde çalışırken üretkenliğiniz artacak ve ekip birbiriyle daha rahat iletişim kuracaktır. SnackNation, ofisinizin atıştırmalık barını, uygun maliyetlerle sağlıklı atıştırmalıklarla doldurabilirsiniz.

9.Slack

Ekip içinde iletişimin güçlendirilmesi için tercih edilen uygulamalardan biri de Slack. Günümüz iş dünyasının takibini hızlı bir şekilde yapabilmek isteyen kuruluşlar tarafından tercih edilen bir uygulamadır. Slack ile projenize göre konuşma odaları oluşturup bu konuşma odasında ekibinizin koordine olabileceği şekilde kanallar eklenebilmektedir.  Böylece her çalışan kendi içerisinde konuşabiliyor.  Android, iOS ve Windows uygulamalarda kullanılabilirken Web’den de rahatlıkla kullanılabilmektedir. Slack içerisinde dosyalarınızı birbirine gönderebilir ve çalışmalarınızı paylaşabilirsiniz. 

Yukarıdaki 9 uygulama ve platform, birbirinden farklı güçlü özellikleri ile ofis içerisinde iş sürecini hızlandırıyor ve ekip içerisindeki iletişimi güçlendirmek için verimli bir yöntem sunuyor. Verilen uygulama tavsiyeleri sayesinde, ekip üyelerinizi daha hızlı takip edebilecek ve verimli bir iş sürecini gerçekleştirebileceksiniz.